個人情報の同意書：同意が必要な場面・不要な場面と書く内容

結論：個人情報を集めるたびに同意書が要るわけではない。同意が要る場面に絞って取る

個人情報の取扱いについて、実務でよく見られる傾向として、「個人情報を扱うのだから、まず同意書をもらう」という運用があります。ところが、個人情報保護法は、個人情報の取得のたびに本人の同意を求めているわけではありません。多くの場面で求められているのは、利用目的を特定し（17条1項）、取得したら本人に通知または公表し、書面で直接取得するときはあらかじめ明示する（21条）ことです。本人の同意が必要になるのは、法律が定めた特定の場面です。

同意が不要な場面で同意書を取ること自体は禁じられていません。ただ、同意書を取ったことで、利用目的の通知や、安全管理などの他の義務が果たされたことにはなりません。逆に、同意が必要な場面で、利用目的の通知だけで済ませてしまうと、条文に反することになります。どの場面でどの手続が必要かを整理してから、書面を設計するのが基本です。

このページでは、個人情報保護法の現行の条文を軸に、同意が必要な場面と不要な場面、同意書に書く内容、同意の撤回や利用停止の請求の受け方を整理します。医療・介護など業種ごとの同意書の中身や、プライバシーポリシーの全体像には入りません。方針の公表は別のガイドで、書面の種類の整理は委任状・承諾書・同意書・念書の違いで扱い、一般的な同意書の構造は同意書の書き方で扱っています。

• 同意が必要な典型は四つ。目的外の取扱い（18条1項）、要配慮個人情報の取得（20条2項）、個人データの第三者提供（27条1項）、外国にある第三者への提供（28条1項）。
• 取得時は、同意ではなく「通知・公表・明示」が基本。書面で直接取得するときは、あらかじめ利用目的を明示する（21条2項）。
• 同意書には、情報の種類・提供先・目的・期間を書く。外国への提供では、制度に関する参考情報を同意の前に提供する（28条2項）。
• 同意の例外がある。法令に基づく場合など（18条3項、27条1項各号）。委託・事業承継・共同利用は「第三者」に当たらない（27条5項）。
• 撤回・停止は、保有個人データの請求の仕組み（32条〜35条）に沿って受ける。

場面ごとに、必要な手続を並べる

個人情報を取り扱う流れの中で、いつ何をするかを並べると、同意が求められる場面が見えてきます。表の条文はいずれも現行の規定にもとづきます。

表の一行目と二行目は、同意書ではなく、通知・公表・明示の問題です。たとえば申込書の欄に氏名や連絡先を書いてもらう場合は、書面の中で、何に使うのかをあらかじめ示せば足ります。「個人情報の取扱いに同意します」のチェック欄を置くことは、運用としてあり得ますが、条文が求めているのは、それとは別の、利用目的の明示です。

ここでいう「個人データ」は、個人情報データベース等を構成する個人情報をいい、「第三者提供」の同意は、その個人データが対象です。個人情報と個人データの区別は、同意が要る範囲を考えるうえで大事な出発点になります。条文上の「個人情報」の定義は同法2条1項で、氏名や生年月日などにより特定の個人を識別できる情報、または個人識別符号が含まれるものです。

書面で直接取得するときは、同意ではなく利用目的の明示

申込書、契約書、アンケート、参加申込のフォームなど、本人が書面（電磁的記録を含む）に記載した個人情報を直接取得する場合は、あらかじめ、本人に対して利用目的を明示しなければなりません（個人情報保護法21条2項）。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではありません。

この「明示」は、書面の見やすい位置に利用目的を書いておくことで足りるのが基本の考え方です。同意書を別に取ることとは、法的な位置づけが違います。実務では、次のように両方を混ぜてしまう書き方がよく見られます。

同意が必要な四つの場面を、一つずつ見る

目的外の取扱い（18条）

あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはなりません（18条1項）。事業の承継に伴って取得した個人情報も、承継前の利用目的の範囲を超えて扱うにはあらかじめ本人の同意が必要です（同条2項）。ただし、法令に基づく場合など、同条3項各号に当たるときは、この規定は適用されません。

要配慮個人情報の取得（20条2項）

要配慮個人情報は、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他、不当な差別、偏見その他の不利益が生じないよう取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報です（2条3項）。取得するには、原則としてあらかじめ本人の同意が必要です（20条2項）。同意が不要となる例外は、法令に基づく場合、人の生命等の保護のために必要で同意を得ることが困難な場合、本人や一定の機関により公開されている場合など、同項各号に定められています。何が政令で定める記述等に当たるかは、政令・ガイドラインの原文で確認が必要です。

個人データの第三者提供（27条）

個人データを第三者に提供するには、原則としてあらかじめ本人の同意が必要です（27条1項）。同意が不要となる場合は、法令に基づく場合など、同項各号に列挙されています。また、次の場合の提供先は、条文上「第三者」に当たらないものとされています（27条5項）。(1)利用目的の達成に必要な範囲内で取扱いを委託することに伴って提供される場合、(2)合併その他の事由による事業の承継に伴う場合、(3)特定の者との間で共同して利用する場合で、一定の事項をあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

本人の求めに応じて第三者提供を停止することにしており、一定の事項を通知等し、個人情報保護委員会に届け出た場合には、同意なしに提供できる仕組みもあります（27条2項。いわゆるオプトアウト）。ただし、要配慮個人情報などは、この仕組みでは提供できません（同項ただし書）。同意書を設計する場面では、まず、本当に第三者提供に当たるのか、それとも委託や共同利用なのかを分けることで、不要な同意書を減らせます。

外国にある第三者への提供（28条）

外国にある第三者に個人データを提供する場合は、前条第1項各号に掲げる場合を除き、あらかじめ「外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意」を得なければなりません（28条1項）。その同意を得ようとするときは、あらかじめ、その外国における個人情報の保護に関する制度、第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他本人に参考となるべき情報を、個人情報保護委員会規則で定めるところにより本人に提供しなければなりません（同条2項）。制度が我が国と同等の水準にあると認められる外国として規則で定めるものや、相当措置を継続的に講ずる体制を整備している者への提供は、この規律の対象から除かれています（同条1項のかっこ書）。どの国・どの体制が除かれるかは、規則・ガイドラインの原文を確認する必要があります。

同意書に書く内容：情報の種類・提供先・目的・期間・参考情報

同意が必要な場面で取る同意書は、次の項目が読み取れる形が基本です。前のページで見たとおり、包括的な同意の書き方は、同意の範囲が曖昧になりやすいためです。

同意が不要となる例外と、同意書が不要になる整理

同意書を取る必要のない場面を、先に整理しておくと、書面の量と本人の負担が減ります。条文が定めるのは、おおむね次の整理です。

例外が使えるときも、事業者がほかにしなければならない義務は残ります。利用目的の特定、取得時の通知・公表・明示、安全管理措置、委託先の監督、漏えい等が生じた場合の報告（26条）などです。同意が不要であることと、何もしなくてよいことは別の話です。

もう一つ、書面の設計で見落とされやすいのが、個人関連情報の扱いです。個人関連情報とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいいます（2条7項）。これを提供する側（個人関連情報取扱事業者）は、提供先の第三者が、それを個人データとして取得することが想定されるときは、あらかじめ、提供先が本人の同意を得ていることなどを確認しないで提供してはなりません（31条1項）。自社が提供する側にも、受け取る側にもなり得るため、ウェブサイトの閲覧履歴のような情報を外部に渡す仕組みを使うときは、同意の取得をどちらが担うのかを、契約書と同意の画面で決めておく必要があります。確認の方法の細目は規則・ガイドラインの原文で確認が必要です。

また、利用目的を後から変更するときの限界にも注意が必要です。利用目的は、変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて変更してはなりません（17条2項）。範囲を超える利用をしたい場合は、変更ではなく、あらかじめ本人の同意を得て取り扱う（18条1項）ことになります。同意書の更新は、この範囲を超えるかどうかの判断から始まります。

同意の撤回と、利用停止等・開示の請求の受け方

個人情報保護法の条文には、「同意の撤回」と題した規定はありません。本人が同意を取り下げたいと申し出たときの扱いは、同法が定める請求の仕組み（保有個人データに関する開示・訂正・利用停止等の請求）と、事業者が書面や方針で定めた手続の組み合わせで受けることになります。条文で確認できる範囲を整理します。

起きがちなこと

書面の構造は同意書の書き方で、子どもや判断能力が不十分な方の同意は未成年者・判断能力が不十分な人の同意書・委任状で、同意をめぐるトラブルはトラブルとよくある質問で扱っています。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の場面への当てはめは、書面を出す相手、手続の種類、当事者の関係によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、契約書作成の実務でよく見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は現行の規定にもとづいて書いています。官公庁の手続の様式や必要書類は、提出先の案内で確認してください。参考: e-Gov法令検索 / 個人情報保護委員会 / 法務省 / 消費者庁